Dat gemeentelijke websites op grond van de Archiefwet bewaard moeten worden, is iets waar al vele jaren geleden voor het eerst aandacht voor is geweest. Je zou dus denken dat dit al goed bekend is bij gemeenten. Nu het echter steeds vaker voorkomt dat informatie op een website niet meer in een andere fysieke vorm beschikbaar komt, groeit het belang, zowel vanuit het oogpunt van de recht- en bewijszoekende burger als vanuit het cultuurhistorisch perspectief, om websites van de overheid blijvend te bewaren.
Uit een door mij onder alle 390 gemeenten uitgevoerd onderzoek dat deze maand gepubliceerd is in het Archievenblad, het vakblad voor archivarissen, blijkt echter dat 21 procent van deze gemeenten nalaat zijn website conform de wettelijke eisen te archiveren. Daarbij lopen de overwegingen van gemeenten om niet te archiveren nogal uiteen.
Overwegingen om niet te archiveren kunnen in vijf categorieën verdeeld worden:
Allereerst is er een groep van 10 gemeenten die binnen nu en 2019 gaan herindelen en die daarom de archivering niet meer ter hand willen nemen. Hoewel dat bedrijfseconomisch misschien logisch lijkt, is het voor de bewijsrechtelijke en verantwoordingsfunctie van een archief natuurlijk niet goed. Als rechtzoekende burger kun je achteraf bijna nooit meer aantonen dat een bepaalde toezegging echt in het verleden op de website heeft gestaan. Bovendien is het opheffen van een gemeente juist een extra reden om ook uit cultuurhistorisch oogpunt de vorm en inhoud van de website te archiveren.
Een groep van 12 gemeenten geeft aan dat ze ondanks de wettelijke verplichtingen andere prioriteiten stellen of archivering te prijzig vinden. Een opmerkelijk standpunt omdat uit het onderzoek ook bleek dat het bij het maken en hosten van een dagelijks te updaten archief vaak gaat om zeer lage bedragen; voor een kleine gemeente zo’n 1000 euro per jaar.
De meest opvallende gehoorde overweging om niet te archiveren was: “vanwege het dynamische karakter van een website, gaan wij deze niet archiveren.” Je kunt echter zeggen dat juist dat dynamische karakter, zeg maar de vluchtigheid waarop informatie weer kan verdwijnen, hét argument zou moeten zijn om juist wel te archiveren.
Een groep van 14 gemeenten gaf aan überhaupt niet op de hoogte te zijn van de verplichting tot archivering. Een groep van 19 gemeenten toonde aan concrete plannen te hebben om nog dit jaar te starten met archivering. Dit bleek bijvoorbeeld uit het meenemen van de functionaliteit binnen een aanbesteding voor een nieuwe website.
Een nog veel grotere groep van 28 gemeenten is wel op de hoogte van de wettelijke verplichting, maar kon desgevraagd geen specifieke reden noemen waarom de archivering achterwege wordt gelaten, en heeft ook geen concrete plannen om op korte termijn te gaan archiveren.
Meerderheid gemeenten archiveert, maar onduidelijkheid blijft
Hoewel de meerderheid van de gemeenten de website wel archiveert, blijkt er onder die meerderheid nog wel onduidelijkheid te bestaan over wat er van de website wel of niet gearchiveerd moet worden, en met welke frequentie. Dit is echter een non-discussie nu dit qua kosten bijna niets lijkt uit te maken. Van de gemeenten die archiveren, laat bijna iedere gemeente daarom de gehele website opslaan. Voor een gemeente bestaat er geen enkel geldig argument meer om niet te gaan archiveren.
Deze blogpost is tevens verschenen op iBestuur
