Decentrale overheden maken steeds meer gebruik van websites en van social media om hun inwoners in te lichten over allerlei relevante zaken. Er is daarbij niet alleen sprake van een toenemend gebruik, maar ook worden websites regelmatig aangepast en soms zelfs compleet vervangen.
Steeds vaker werpt dit de vraag op of deze (oude) websites en uitingen via social media volgens Nederlandse wet- en regelgeving gearchiveerd zouden moeten worden. Ook is het interessant om te weten wat hierbij de ervaringen zijn van overheidsorganisaties.
Om deze vragen te beantwoorden heb ik, samen met twee onderzoeksstudenten, onderzoek gedaan door middel van een literatuuronderzoek en door middel van een kwalitatief onderzoek onder drie provincies in de vorm van interviews met experts (archivarissen, informatiemanagers en webmasters).
Uit het onderzoek, met de veelzeggende titel “we gaan onze website niet helemaal in brochure drukken”, is gebleken dat er wettelijk is bepaald dat (beeldbepalende delen van) overheidswebsites blijvend bewaard moeten worden. En hoewel sociale media (zoals Twitter en facebook) in tegenstelling tot websites niet expliciet in de wet genoemd worden, beargumenteren de onderzoekers dat ook die uitingen onder de Archiefwet kunnen vallen en tenminste tien jaar bewaard moeten blijven.
De archiefbescheiden dienen, zodra ze ouder zijn dan twintig jaar, overgebracht te worden naar een archiefbewaarplaats, waarbij het voor een ieder vervolgens mogelijk moet zijn die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen. Inhoud en vorm van websites die nog geen 20 jaar oud zijn, moeten ingevolge art. 3 Archiefwet 1995 in goede, geordende en toegankelijk staat bewaard blijven door het overheidsorgaan dat verantwoordelijk is voor de bescheiden.
Samenvattend betekent dit dat websites blijvend bewaard moeten worden en ze, of ze nu ouder of jonger dan 20 jaar zijn, door een ieder kosteloos te raadplegen moeten zijn. Uit de praktijk zijn echter verhalen bekend dat overheden hun website juist laten vernietigen zodra er voor hun organisatie een nieuwe website is.
Uit de afgenomen interviews blijkt echter dat er binnen de drie provincies in ieder geval geen sprake is van archivering van websites, laat staan van archivering van sociale media. Vooral de archivarissen geven daarbij aan dat het zogeheten awareness-knowledge niet alleen bij de andere ambtenaren in hun organisatie ontbreekt, maar ook op bestuurlijk niveau. Verrassend genoeg bleek uit de interviews dat ook twee van drie geïnterviewde webmasters geen tot weinig awareness knowledge lijken te hebben ten aanzien van het onderwerp. Dit terwijl het, als (mede)verantwoordelijke voor de website en de online communicatie van de provincie, toch een functie is waar je dit zeker van zou verwachten.
Dat ontbreken van awareness knowledge lijkt vanuit het perspectief van de gehele organisatie de belangrijkste reden te zijn dat archivering achterwege blijft. De organisatie moet daarvoor immers allereerst begrijpen dat ze een bepaalde wet of beleid moeten uitvoeren. Daarom komt de organisatie niet toe aan de vervolgvraag, namelijk hoe deze wettelijke verplichting moet worden uitgevoerd.
De enkeling binnen zo’n organisatie die de kennis wel lijkt te hebben, is klaarblijkelijk niet in staat of niet bereid om het belang van de archivering van websites over het voetlicht te brengen bij de organisatie.
Klik hier voor het volledige onderzoek en voor de aanbevelingen.
