Op 4 september 2014 twitterde de belastingdienst dat je als ondernemer je administratie tenminste zeven jaar bewaren moet. Die termijn begint te lopen vanaf 1 januari in het nieuwe jaar. Ook een digitale agenda op een telefoon of tablet zou daar volgens de tweet van de belastingdienst bij horen. Dit werpt de vraag op of bedrijven een agenda die ze bij Google of Microsoft in de Cloud hebben staan ook gedurende die periode beschikbaar moeten houden.
Het bewaren van een agenda moet in ieder geval indien de agenda fiscaal relevant kan zijn. En dat is het geval indien je bijvoorbeeld kapster of pedicure bent, of wanneer je een escortbureau hebt. Kortom: wanneer je je omzet haalt uit het maken van agenda-afspraken. Ook is dat het geval indien de agenda wordt gebruikt om inkomsten en uitgaven in bij te houden, zelfs als dat enkel in klad is en je er daarnaast nog een “reguliere” administratie op na houdt.
Daarnaast gebruikt de belastingdienst de agenda echter ook om te controleren of derden bij hun belastingaangifte wel de volledige waarheid spreken. Dus bijvoorbeeld waneer iemand beweert een zakelijke rit te hebben gemaakt naar het kantoor van ICTRecht, dan moet de belastingdienst dat kunnen controleren in onze agenda.
Van die verplichting zijn alleen de geheimhouders ontheven: notarissen, advocaten, artsen, apothekers en bekleders van een geestelijk ambt. Alle andere ondernemers in Nederland zijn op basis van de belastingwetgeving verplicht om hieraan mee te werken en bijvoorbeeld hun agenda voor een dergelijke controle ter beschikking te stellen.
Daar blijft het overigens niet bij omdat de wet stelt dat (naast een agenda) ook boeken, bescheiden en alle andere gegevensdragers of de inhoud daarvan – zulks ter keuze van de inspecteur – geraadpleegd moeten kunnen worden door de belastingdienst. Staat uw agenda ergens in de cloud? Dan moet ook uw cloudprovider meewerken aan die raadpleging.
Je kunt je natuurlijk afvragen of de cloudprovider niet gebonden is aan geheimhouding, en of die inzage niet een inbreuk is op de Wet bescherming persoonsgegevens, maar ook daar heeft de wetgever rekening mee gehouden door in de Algemene wet op de rijksbelastingen te bepalen dat voor een weigering om te voldoen aan de verplichtingen niemand zich met vrucht kan beroepen op de omstandigheden dat hij uit enigerlei hoofde tot geheimhouding verplicht is, zelfs niet indien deze hem bij een wettelijke bepaling is opgelegd. Een soort Patriot-act dus, maar dan gewoon op Nederlandse bodem.
Kortom: een zakelijke agenda moet wel degelijk, en dus ook als ie digitaal is, bewaard blijven voor de duur van 7 jaar. Indien u geen agenda (meer) beschikbaar heeft uit de voorgaande jaren dan loopt u het risico dat de belastingdienst uw administatie gaat “verwerpen”, hetgeen onder andere tot gevolg heeft dat bij een fiscale procedure de bewijslast omgekeerd gaat worden.
