In een groot deel van de ICT aanbestedingen wordt er direct of indirect verwezen naar producten en merken van specifieke leveranciers. Mag dat zomaar? In een reeks van 6 blogs zal ik die vraag vanuit verschillende perspectieven gaan beantwoorden.
Inkoop van aanvullende ICT-diensten bij de overheid
Bij het verlenen van support en onderhoud gaat het niet om een levering maar om een dienst. Voor aanvullende diensten die rechtstreeks bij een specifieke leverancier geplaatst moeten worden kan onder andere terug worden gevallen op artikel 2.36 van de aanbestedingswet. Daarin staat beschreven onder welke voorwaarden bij de herhaling van een opdracht voor werken of diensten gebruik kan worden gemaakt van de procedure van gunning via onderhandeling zonder bekendmaking. In de praktijk kan dan gedacht worden aan de situatie waarbij er voor 100 medewerkers een ICT-systeem, support en onderhoud is aanbesteed en er na twee jaar alsnog voor 50 extra medewerkers support en onderhoud nodig blijkt te zijn.
Om gebruik te kunnen maken van deze procedure moet men deze mogelijkheid, en de te verwachten omvang, al wel bekend hebben gemaakt tijdens de aanbesteding van de eerste opdracht. Bovendien moet die eerste opdracht op een reguliere wijze zijn aanbesteed, dat wil zeggen met behulp van de openbare dan wel de niet-openbare procedure, en moet er bij het bepalen van de waarde van de basisopdracht al rekening worden gehouden met de eventuele herhalingsopdracht. Het zou dus kunnen voorkomen dat je daardoor niet nationaal, maar Europees had moeten aanbesteden.
Tot slot mag er enkel gegund worden aan de oorspronkelijke dienstverlener, en mag er slechts gedurende een periode van drie jaar volgend op de eerste opdracht gebruik worden gemaakt van deze mogelijkheid.
Deze procedure biedt dus geen oplossing voor de situatie waarbij er na drie jaar extra diensten nodig zijn of wanneer er tijdens de oorspronkelijke aanbesteding wegens het ontbreken van een vooruitziende blik geen melding is gemaakt van eventuele herhalingsopdrachten.
Wijziging van de opdracht tijdens de looptijd
Gelukkig bestaat er nog een ontsnappingsroute: In het nieuwe art. 2.163d van de Aanbestedingswet zal worden opgenomen dat de oorspronkelijke opdracht gedurende de looptijd aangepast kan worden indien er aanvullende leveringen en diensten noodzakelijk zijn geworden, en een verandering van leverancier niet mogelijk is zonder aanzienlijk ongemak of aanzienlijke kostenstijgingen. Hier is sprake van indien de aanvullende diensten uitwisselbaar of interoperabel moeten zijn met de producten of diensten die bij de oorspronkelijke opdracht zijn verworven. Wel mag zo’n wijziging financieel gezien nooit groter zijn dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht, en ben je verplicht om van zo’n wijziging een aankondiging te doen in het Europese Publicatieblad.
