In het in februari 2017 gepubliceerde Advies 300 van de Commissie van Aanbestedingsexperts doet zich de situatie voor waarbij een aanbestedende dienst bepaalde gevraagde technische informatie (zoals een lijst met applicaties met functiepunten), en informatie over de organisatie niet ter beschikking heeft gesteld aan geïnteresseerde leveranciers, terwijl het aannemelijk was dat de zittende leverancier die de winnende inschrijving heeft gedaan reeds voor aanvang van de aanbestedingsprocedure de beschikking had over (delen van) deze informatie.
Ook na herhaaldelijk vragen via de Nota van Inlichtingen verstrekt de aanbestedende dienst de gevraagde informatie niet. Dit klemt des te meer omdat de aanbestedende dienst tevens aan de inschrijvers vraagt om concrete verbeter voorstellen te doen, zodat de primaire processen effectiever en efficiënter gaan verlopen. Een inschrijver kan dat echter alleen concreet doen indien zij ook een zo volledig mogelijk beeld heeft van de huidige organisatie, governance, processen (service model met diverse actoren), service niveau’s, klanttevredenheid en de applicaties.
Wanneer er meerdere zittende leveranciers meedoen, waarvan je mag verwachten dat ze door de bekendheid met bovengenoemde zaken een bepaald voordeel hebben, dient de aanbestedende dienst daar rekening mee te houden. Een aanbestedende dienst is daarom op grond van een gelijke behandeling van de inschrijvers verplicht om dat voordeel te neutraliseren voor zover de instandhouding van die voordelen niet noodzakelijk is; met andere woorden wanneer een dergelijke neutralisering eenvoudig te realiseren valt, economisch gezien aanvaardbaar is, en geen inbreuk maakt op de rechten van de huidige zittende inschrijver.
Het had dus op de weg van de aanbestedende dienst gelegen om dat eventuele voordeel te neutraliseren door zoveel mogelijk tegemoet te komen aan de gestelde vragen om informatie. Opgemerkt moet worden dat hieronder niet alleen informatie kan vallen over bestaande technische architectuur, maar volgens het Europese Hof van Justitie kan het onder omstandigheden zelfs gaan over de verstrekking van de broncode (sic!) van al in gebruik zijnde (maatwerk)software aan alle geïnteresseerde inschrijvers.
Het beginsel van transparantie vereist dat alle technische informatie die relevant is voor een goed begrip van een bestek zo snel mogelijk ter beschikking wordt gesteld van alle aan een overheidsopdracht deelnemende ondernemingen, opdat, enerzijds, alle behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijvers de juiste draagwijdte ervan kunnen begrijpen en zij deze op dezelfde manier kunnen interpreteren, en, anderzijds, de aanbestedende dienst in staat is om na te gaan of de offertes van de inschrijvers beantwoorden aan de criteria welke op de betrokken opdracht van toepassing zijn.
De Commissie van aanbestedingsexperts komt daarom in haar advies tot de conclusie dat wanneer – zoals in het onderhavige geval – een opdracht wordt aanbesteed die in enige mate kan worden beschouwd als de voortzetting van een lopende opdracht, al dan niet in gewijzigde vorm, de aanbestedende dienst op grond van het gelijkheidsbeginsel verplicht is om aan alle (potentiële) inschrijvers zo veel mogelijk informatie over de inhoud van de lopende opdracht te verstrekken waarover de zittende opdrachtnemer beschikt. De aanbestedende dienst dient immers elk risico van favoritisme en willekeur uit te bannen.
*De Commissie heeft zich ten behoeve van dit advies laten bijstaan door mr.dr. M.H.Paapst
