Uitgaande stukken van de gemeenteraad, en van het College van B&W dienen volgens de Gemeentewet een ondertekening te bevatten van de burgemeester en de griffier (voor raadsstukken), of van de burgemeester en de gemeentesecretaris (voor collegestukken). De functie van zo’n ondertekening is drieledig: zo biedt het een waarborg tegen overhaast optreden, maakt het deel uit van de identificatie van de afzender van het bericht, en kan het worden opgevat als een blijk van instemming met de inhoud van het bericht.
Die ondertekening mag analoog zijn, dus een inkthandtekening, maar ook het gebruik van een digitale handtekening is toegestaan. Onder uitgaande stukken worden over het algemeen vooral uitgaande brieven begrepen, maar ook een te publiceren besluitenlijst, en raadsbesluiten vallen daar in theorie onder.
Via Twitter kreeg ik hierover de volgende drie vragen:
1) Moeten raadsstukken online met een natte handtekening gepubliceerd worden om rechtsgeldig te zijn?
2) Of moet de natte handtekening wél langs raadsleden en in archief, maar mag de versie zonder krabbel online?
3) is een PDF scan van de handtekening bij digitaal vergaderen juridisch afdoende of moeten raadsleden verplicht papier zien?
Het is misschien goed om eerst duidelijk te maken uit welke onderdelen een raadsbesluit doorgaans bestaat: Zo is er vaak een begeleidende brief van het college aan de raad waarin het voorstel wordt toegelicht. Dat is dus een uitgaand stuk van het college (de raad is immers de ontvanger) en zou dus door burgemeester en secretaris ondertekend moeten zijn.
Bij digitaal vergaderen ligt het dan voor de hand om het stuk nat te ondertekenen, en deze vervolgens in te scannen in een pdf/a bestandsformaat, maar ook kan gedacht worden aan het zetten van een handtekening via een signaturetablet. Een pdf-scan van de inkthandtekening van de burgemeester en secretaris die je vervolgens ergens in loopt te plakken zou met een welwillende lezing van de wet misschien ook voldoen, maar je kunt je dan natuurlijk wel afvragen hoe betrouwbaar dat is. Iedereen zou zo’n pdf-scan dan immers kunnen gebruiken, ook zonder instemming of medeweten van de handtekeningzetter. En zou je het echt goed en betrouwbaar willen doen dan zou je gebruik moeten maken van een zogeheten geavanceerde elektronische handtekening.
Naast die begeleidende brief zit er dan het inhoudelijke stuk bij, zoals de jaarrekening of een verordening, en er zit een document bij dat heet (concept-)raadsbesluit, waarin kort en zakelijk is weergeven welk besluit de gemeenteraad heeft genomen, en in welke vergadering dat is vastgesteld. Dat laatste document dient na de vaststelling door de raad een ondertekening te krijgen van burgemeester en de griffier, en ook hier mag dat als inkthandtekening, of in een digitale variant.
De gemeentewet eist dus nergens dat ook raadsleden deze stukken na de besluitvorming nog zelf zouden moeten tekenen, en ook is het niet noodzakelijk dat de burgemeester en de griffier deze voorafgaand aan de besluitvorming in de raad al gaan tekenen. De inhoud van het besluit staat immers dan nog niet vast. Het antwoord op de tweede en derde vraag is dus ontkennend: bij digitaal vergaderen hoeven de raadsleden zelf geen (digitale) handtekening op de stukken te zetten, en ook is het niet nodig dat de achteraf ondertekende besluitdocumenten bij een volgende vergadering nogmaals langs de raadsleden gaan. Het ondertekende document dient uiteraard wel gearchiveerd te worden, waarbij er rekening dient te worden gehouden met de vereisten vanuit de WOB en de Archiefwet.
Maar dan de resterende vraag: is het voor de bekendmaking van een genomen besluit ook nodig dat het online gepubliceerde stuk een handtekening bevat?
Bekendmaking is een noodzakelijke voorwaarde voor de inwerkingtreding van regelingen. De regeling in de gemeentewet over de elektronische bekendmaking eist echter niet dat gepubliceerde stukken in het online Gemeenteblad een handtekening bevatten. Klaarblijkelijk was de wetgever van mening dat een inkthandtekening of digitale handtekening niets zou toevoegen aan alle betrouwbaarheids-, beschikbaarheids- en beveiligingsvereisten die de wet al stelt aan de bekendmaking door middel van een online gemeenteblad.
De besluiten die op www.officielebekendmakingen.nl te vinden zijn, bevatten daarom ook geen handtekening, maar vermelden enkel wie de tekeningsbevoegde vertegenwoordiger is. Een kopie van het uitgaande stuk zou daarentegen wel (al dan niet digitaal) ondertekend in het archief van de gemeente aanwezig moeten zijn. Zonder een dergelijke handtekening is een raadsbesluit immers onbevoegd gepubliceerd.
